仕事が早い！できる！という人の特徴を真似すれば、「仕事が遅い」と怒られ、悩んでいる人でも速くすることができます！
悩まずに、とにかく真似をする、ということから始めましょう。真似をする、といっても簡単なことが多く、コツをつかめばいろんなことに応用もできますよ。
今回は、仕事が早い人の特徴をご紹介します。
ミスが多い、と悩んでいる人にもいいヒントがあるかもしれません。
この記事の目次
仕事が早い、できる人の朝の特徴
仕事が早い、できる人ってどんな人なのでしょうか。まずは、簡単だけど、基本的で、とても大切なこんなことから。
元気よく
仕事が早い・できる人は、 朝から元気です。誰よりも大きな声で元気よく挨拶をします。
たとえ、からだの調子がイマイチだなぁ、と思ってもです。からだの調子に気分を合わせるのではなく、 気分が先 なので、からだがそれに合ってくるのです。
ここは、大切なポイントです。
今日もテキパキ仕事をしよう！と決めているのです。だから元気が出るのです。
スケジュールを立てる
仕事が早い・できる人は、その日1日の スケジュールを立てます。スケジュールを立てるといっても、それに大して時間は使いません。
その日にやるべき仕事の書類に、さっと目を通し、邪魔にならないところに、順番に重ねて置いておくだけです。
ここは、大切なポイントです。やることを最初に決めて、その内容をさっと認識しておきます。
最初に決めると、自然と物事が決めた方法に動いていきますし、確認した内容をその日のうちにやり遂げようと無意識が働きます。
確認は、パソコンのモニターなどで見るより、紙で見た方がイメージがしやすいので、おすすめです。
作成したものをチェック
仕事が早い・できる人は、前の日に作った書類などに間違いがないか、ということをチェックします。
作った書類は、 一晩寝かせて、次の日の朝にチェックするのがいいのです。
ここも、ポイントです。
まだ疲れていない頭で、自分の作ったものを客観的にチェックしましょう。
紙で確認をします。
タイプミスはないか、他人が読んでも理解できる文章になっているか、入力した数字は正しいかなど、 赤のペンで１つずづチェックしていきます。
日を改めて読んでみると、意外に修正するべき箇所が、いくつもあることに気付きます。
このような作業には労力を惜しまず、 時間をかけて丁寧に行います。
イメージングが大切
新しいプロジェクトや案件を依頼される時、仕事の内容を説明してもらいますよね。
仕事が早い・できる人は、その時にただ説明を聞いているのではなくて、 作業の手順を頭の中で組み立てます。イメージ力、想像力を使います。
そうすることの何がいいのかと言うと、「これはどうするんだろう」と思うことが、その場で発見できるのです。仕事をやりだしてから分からないことを相手に聞きに行くのと、その場で聞くのとでは、仕事の効率にかなりの違いが出てきます。この違いはかなり大きいと言えますよ。
「そうすることがわかっていたら、こうしたのに。」ということも未然に防ぐことができます。
想像力・創造力をつけたい、という方はこちらを参考にしていただければと思います。
まずは形にする
一つの仕事が出来上がるまでをしっかりイメージできれば、 あとはそれをサクサク形にしていきます。
ちょっとくらいのタイプミスや入力間違いは、その時はあまり気にしません。なぜかというと 、次の日、じっくりと時間を取って、確認するからです。
仕事が早い・できる人は、時間をかける時とそうでない時の、メリハリがしっかりできています。
急がば回れ
仕事が早い・できる人は、時には作業の途中でも中断して、エクセルなどのスキルを習得するときがあります。
明らかにエクセルなどでやった方が効率がいい、と判断したときは、 時間がかかってもそれを習得します。
そうすることによって、いつの間にか色々な スキルが身について、結果的に仕事が速くできるようになるのです。
資料は手元に
仕事が早い・できる人は、参考にする資料はそのページの コピーを取って、手元に置いておきます。
そうしておけば、何度も資料を開いて確認する手間が省けますし、必要なことを書き込んだり、必要な箇所をマーキングしたりして、仕事に役立てられるからです。
プロジェクト別にファイリングしておけば、似たような案件があるときにも、それを流用することができます。
使える資料は、しっかり使って、作業の効率化を図ります。周りにあるものをいかに上手に利用できるかは、とても大切なポイントで、仕事のスピードが何倍も違ってきます、社内連絡書などは簡潔に書く
仕事が早い・できる人は、書類をつくる時には、常に 渡す相手のことを考えています。
報告書や連絡書を受け取る人は、1日に何件も、そういう書類に目を通さなければなりません。長々とわかりにくい文章で書かれていては、たまりません。
丁寧な説明が必要な場合以外は、できるだけ文字を少なくすることを考えます。相手の時間の節約にもなりますし、作業を効率化することもできます。繰り返し同じ言葉が出てくるなら、表にまとめますし、わかりやすく、短い文章を心がけています。
作業実績一覧表を作成している
仕事が早い・できる人は、自分が作った書類などには、番号を付けて、内容がわかるような項目を設定し、エクセルなどで一覧表を作っておきます。そうすることで、同じような内容の仕事を再びするときに、かなりの時間短縮ができます。
項目は、「番号」「日付」「内容」「参考にした資料」「文書の種類」などなど、仕事の内容に合わせて設定します。
作る手間はかかりますが、長い目で見れば、非常に役立ちます。
仕事は似ていることが多いですので、使えそうなデータを呼び出してくることで、2回目の作業は一回目の作業の手間とスキルを活かしてサクサクこなすことができます。3回目はもっと早くできるようになります。
言いかえれば、一回目の作業は手間取ったり、時間がかかっても、自分の実績をためていくためのシステムを作るつもりで、じっくりゆっくりやるといいと思います。
仕事は上手に積み重ねて行くことで、スキルアップが確認でき、自信につながります。
解決策は自分で用意する
作業を進めていて、わからないことってやっぱり出てきます。
仕事が早い・できる人は、そんな時、 まず自分でいくつかの解決策を考えます。その上で、上司なり、同僚なりに質問をします。
何も用意せずに人に聞きに行くということは、ありません。
聞かれたほうだって、仕事をしているわけです。途中で頭を切り替えて、相談された内容を検討します。
これは、自分にとっても、相手にとっても、かなりの時間のロスになります。
また、自分で解決策を用意していくのは、問題解決力をつけるためにもなりますし、やる気を相手にきちんと示すこともできます。すきま時間の使い方がうまい
仕事が早い・できる人は、5分や３分といった、ちょっとした隙間時間を上手に使います。無駄にしません。
会議が始まるまでのちょっとした空いた時間に、メールに目を通したり、お昼休憩までの空いた時間に、一つの仕事をサクサクッとこなしたりします。
仕事が早い・できる人は、仕事中の1分1秒を大切にします。数字を記憶します
仕事が早い・できる人は、何度も必要になる数字は憶えてしまいます。九九や円周率を覚えたときみたいに。
たびたび資料を確認するのは、結構な手間ですから、必要なモノは自分の頭に入れてしまいます。
修正はその場で
仕事が早い・できる人は、書類の修正を依頼された時などは、その時に処理をしてしまいます。後回しにはしません。
その時にやっている仕事があっても中断して、修正し、依頼してきた人に返します。
時間がたつと、仕事を依頼してきたほうも自分も、 内容を忘れてしまうからです。忘れたら、最初から見ていかないといけません。
これも、結構な時間のロスになります。仕事が早い・できる人は、修正を、その場でチャチャとやってしまいます。
喜んで引き受けます
仕事が早い・できる人は、普通の人が面倒くさいと思うことや、経験がないことでも、依頼されたら快く引き受けます。
それは、自分にとって、 後で必ず役に立つ、とわかっているからです。そうやってコツコツ、 スキルやできる仕事の幅を広げているのです。
チェックリストを作っている
チェックリストは、一つのプロジェクトや案件を、チームでする時に必要になります。
仕事を開始する前にまず、必要になる作業のリストを作成します。TO DOリストってよく言いますよね。
誰が、何を、いつまでにするか、といったことをエクセルなどで作成します。
リストを作るメリットは、 必要になる作業が前もって、どんどん見えてくることです。
見えてくればくるほど、どの手順で動けば速いか、誰の助けが必要か、利用できるものは何か、といったことも、見えてくるのです。
一つの作業が完了するたびに、チェックを入れていきます。遅れている作業はないか、誰が遅れているのか、ということを確認しながら進めていきます。
同時進行が有効なことも
時にはいくつかのファイルを同時に作成するほうが、効率がいいということがあります。
同じ文章や同じデータ印を、複数のファイルに入力する時などがそうです。コピー＆ペーストを使ってチャチャと作ってしまいます。
仕事が早い・できる人は、どのように進めれば効率がいいか、ということを常に考えています。中断も大歓迎
作業の途中であっても、誰かが質問してきたら、手を止めて快く対応します。
仕事が早い・できる人は、協力を惜しみません。
そういったことは お互い様だということを、ちゃんとわかっているからです。だから、自分が困ったときにも、遠慮なく人に助けを求めることができます。
期限を設けている
仕事が早い・できる人は、たとえ、一人でやっている作業で特に納期がなくても、常に自分の中で、 期限を決めています。
どれくらいで、その仕事が出来上がるかを把握しています。
だから、次から次へと仕事の依頼がきても、あわてることがありません。
ベルが鳴ったら、さっさと帰るようにもしています。きちっと時間を制限する方が、効率のいい作業方法を考え出したりすることができる、ということをわかっています。
環境を整える
仕事が早い・できる人は、帰るときに机の上に何も残していきません。明日また思う存分仕事ができるように、環境を整えています。
整理整頓ができている、ということです。必要な時に必要なものをすぐに取り出せるようにしています。
上手に息抜きをしている
考えが行き詰ったときや、いい案が思い浮かばない時は、一旦その場を離れます。
歩き回ったり、水を飲んだり、相手の邪魔にならない程度に話しかけたりします。
仕事が早い・できる人は、頭をリフレッシュさせるのがうまいです。
間違いは繰り返さない努力をする
もし作成した文章にミスがあったことが、後でわかったら、チェックの仕方を変更します。
「次は気をつけよう」では、ないのです。
ここは、大切なポイントです。必ず別の方法を考えます。間違いは誰にもあることですが、仕事が早い・できる人は、間違わないように、最善を尽くします。まとめ
いかがでしたか。
仕事を早く、できるようにするためには、いろんな方法があります。
一度に全部を真似しようと思えば、しんどいかもしれませんので、 1日にひとつずつでもやってみてくださいね。
早くしたいけど、できない、ということもあるでしょう。気もちばかりが焦ってしまうこともあります。
でも、とにかく１日１日、 効率よくやろう、と決めてしまうことが大切で、決めてしまうと、自然にその方向に行くものです。
時には、じっくりやることが全体を通してみたときには、近道、ということもあります。いつでも、何が何でも早いのがいい、ということでもありませんよね。今は時間をかけてもいいんだ、という時はじっくりとやってください。
また、慣れない仕事をするときや新人の時は、間違わないようにするくせを付けるのも大切ですよね。
自分でコントロールしてやっているうちに、大変な仕事も楽しくなってきますよね。
応援しています(^^) 頑張って！
